最近たまたま起業関連の相談で展示会に関しての相談が何件かありました。ここでまとめておきたいと思います。
展示会はフリーランスでとか初めて起業した人にとって大変重要な営業機会となります。 こうした営業機会に関して準備しておくべきことをいくつか紹介したいと思います。
１、 パネル、もしくは、ポスター
展示会で重要な要素としてパネルやポスターがあります。展示ブースが割り当てられた時、その展示ブースごとに何枚かポスターを貼ることが多いです。また学会等で発表する時にもポスターを貼ると思います。一般的に展示会のポスターのサイズはA1サイズもしくはA0サイズで準備をします。 印刷は印刷外車にまわしますが、街にいくつか印刷会社がありますので、そうしたところでポスター印刷を請け負っていますので、事前にポスター印刷の納期を確認する必要があります。一般的には2、3日あれば充分余裕を持って準備できますし、またアスクルのようなところでも最近はポスター印刷をとっているものがありますので、以前のように非常に時間がかかると言うものではありません。
特に印刷業者に関してこだわりはないですかアクセアさんは安くて早いと思います。
ポスターを印刷する際には、入稿と一定データを準備して渡します。最近ではウェブ経由でデータ入稿をすることが一般的です。A1やA0のデータを作るときには、自分ではGoogleスライドを使ってページ設定でA0サイズやA1サイズのサイズ指定をしてデータを作ることがあります。そうしたものを最終的にはPDFに落とし込み、それをそのままデータとして入稿します。 ポスターを印刷する際には、余白部分をどう取るかが結構重要になりますので、その際に、トンボと言って余白を指定するフォーマットもありますが、それは印刷の会社によって違いますので、入稿する印刷所に準じて準備をしてください。 余白をギリギリに取ってデザインをしたいと言うこだわりがある場合には、やはり時間がかかりますが、もしこだわりがない場合には、ポスターそのもの自体に少し余白をとってしまってデザインして、入稿すると大体チェックで引っ掛かることはないと思います。
ポスター自体の印刷の紙は、あまりこだわりがない場合には普通のもので良いと思います。 通常はマット紙と言う、光沢感がないような少し扱いやすい厚手のものがあります。 厚手の紙の方が折れたり破れたりしないので、一般的には展示会では厚手のものに印刷をします。
厚手のものをそのままポスターとして持っていって展示会場に貼ることもあります。その際には裏側にガムテープの両面テープなどを準備する必要がありますが、一般的に展示会場の壁やパネルと言うのはなかなか接着が難しい時もあります。そのため、事前にそうした展示会場向けの強力な両面テープなどを準備する必要があります。失敗することもあるので、多めに持っておくのが良いでしょう。
また、そうした紙で印刷するだけでなく、紙の裏にスチレンボードやハレパネといった5ミリから7ミリ位の厚みを持ったボードを貼り付けて、「パネル」と言う形へ持ち込むことも多々あります。これはポスター印刷するだけでなく、パネルをその後に貼り付けなくてはいけない工程がありますので、ポスターの単体印刷よりも時間がかかりますので、ポスター単体での発注よりも時間を見て余裕を持って発注する必要があります。値段もその分高くなります。 自分で貼ることもできますが、かなり難易度が高いのではじめての人は発注して頼むか、どうしても自分でやりたい場合には、余裕を持って練習する必要があります。
ポスターかパネルをA0もしくはA1で準備しましょう。サイズについては展示会場の規定に従ったりしてください。
２、チラシ
一般的には展示会場で配布するものはA4のチラシになります。このようなチラシは上記のポスター、印刷と同じような印刷所で手軽に行うことができます。また最近ではチラシ印刷は非常に安価ですので、大量に準備をします。展示会の日数にもよりますが大体数百枚程度（300-500枚）を準備することが多いです。また展示会の期間中にチラシがなくなることも多々考えられますので、そうした追加発注等の準備をする必要があります。どうしても追加発注できない場合には、コンビニでのコピー印刷や何かしら準備をする必要があります。 チラシに関しても入稿は同様でA4サイズで入稿しますので、Googleスライドなどでデータを作ってそれを入稿します。ワードなどで作っても良いとも思います。自分自身はやはりPDFで入稿しますので、Googleスライドで余白を取った上で、A4サイズでの入稿をして取りに行
チラシは事前に注文をして受け取っておく場合、展示会では直接展示会場に送付することもあります。また十分に手荷物で持っていけるくらい小さいと思いますので、直接会場入りするときに手でもっていくこともします。どちらでも大丈夫ですので、もし心配な場合には直接もっていくことをお勧めします。
３、展示物PC
IT系の展示会の場合には、展示物としてPCなどを提示して説明することがあります。その際にはノートパソコンやモニターを 準備したデスクトップ、PCなどを準備します。なるべくモニターが大きい方が来場者には訴求しやすいと思いますが、大変な場合にはノートパソコンでも良いと思います。 展示用のPCなどは高価なものもありますので、事前に展示会場にそういった保存場所があるかどうかを確認して、場合には持っていったり、回収が必要なります。一般的に複数日に及ぶような展示会の場合には、展示台の下に格納できるスペースが準備されていることがありますので、事前に確認し、そういったところに鍵をかけたりしながらPCを保管します。
４、インターネット
展示会場ではインターネットが準備されていないことが多いです。展示会場のインターネットは非常に高価です。また展示会場ではたくさんの人が来ますので、かなりWi-Fiや無線が混線することがありますので、そうしたものを想定して展示をしたい場合、Wi-Fiがつながらないと言うことも起こりえますので気をつけてください。そうしたものも事前に展示会場に確認をする必要があります。 トラブルはつきものですので、できれば最初はインターネットにつないだデモンストレーションは控えた方が良いと思います。どうしてもきちっとクラウドサービス等の提供を説明したい場合には、そうしたインターネット接続の環境を事前に確認する必要があります。
５、展示会場への入館証
こちらは最近は事前にメールで登録をして自分で印刷をしていくと言うタイプが増えていると思います。当日現場でも当日の受付カウンターで登録ができると思います。ただ 最近は自分で印刷してもっていくのが一般的なので、事前のメールを確認しましょう。展示会場への入館証を畳んで入れるようなホルダーは現地に置いてあることが多いですので、そうしたものを使いましょう。
６、 当日の心構え
まだ駆け出しのフリーランスや起業したばかりの企業は、お客様があまりついていませんので、自分でお客様を取る必要があります。展示会場では通りがかった人に対して積極的にチラシを配りましょう。できるだけたくさんのチラシを配ることによって認知度を高めることができ、次の展示会や家に帰ってから会社に帰ってから検討してくれることが多いです。弊社でも最初のところは全然人がいなくて、積極的にチラシを配ることによって人を集めていました。だんだんお客さんが増えるにつれて、事前に予約を入れて訪れてくれる方もいらっしゃいますし、自然と認知度が上がって忙しくなります。そうなるまでは一心不乱にチラシをたくさん配ると言うことが重要です。できるだけたくさんチラシをもらってもらうために、ノベルティーや袋などを使って積極的にチラシを配るそして認知度を上げることを心がけてください。
７、お客さんが増えると
お客さんが増えてくると今度は対応する人が足りなくなります。対応する人は、自分たちのサービスをきちっと理解した上でお客様と接してもらう必要があります。展示会場に入ると昼ご飯やトイレ休憩、またはシフトを組んでいる場合には人がいない場合もあります。そうした時に来ていただいたお客様は対応する人がいなくて機会損失となりますのでもったいないです。できるだけたくさんの時間になるべく誰かブースに立っていて、お客様の対応をする必要があります。
自分自身は結構三日間とか展示会がある場合にはほとんど休まずにその場にいることが多いです。ブースの近くに座るとか、何かしら疲れないような工夫をしながらも、できるだけたくさんの時間にブースに人が入るように心がけをしましょう。
また、お客様と対応してる間に次のお客様が待っていることが多くあります。そうしたお客様は開かなさそうだと感じるとどっかに行って戻ってくることはありません。そうしたものも機会損失もありますので、時間を決めて対応するとか、一旦中断して別のお客様に誰かをあてがうなどの工夫が必要です。そうした人数の調整と言うのもお客様が増えてくると大変大事になってきて、できるだけたくさんの人に商談ができるようにすると言うのを心がける必要があります。後で来ると言ってくる人は半分以下だと思いましょう。後で来るは社交辞令で展示会ではすぐに対応する必要があります。
８、名刺を交換してフォローアップ
最初の頃は名刺を交換することが多くなると思います。なので名刺をたくさん持っていく必要があります。少なくとも200枚は持っていった方が良いでしょう。 名刺交換した人にはなるべく早めにフォローアップをする必要があります。展示会の最中にメールを送るのもいいと思います。できるだけ印象があるうちにフォローをした方が良くて、展示会当日夜帰った後にすぐにメールアドレスを打ち込んでお礼のメールをしてさらなるフォローをする必要があります。それが1週間後とかになるとだいぶ遅くなってしまいますので、熱が冷めないうちにフォローをしたほうがいいと思います。
お客さんが増えてしまうと名刺をもらってフォローする事はだいぶ少なくなってしまいました。駆け出しの頃はどうしても認知度などを高めたいので、そうした飯の交換は非常に重要となります。
９、展示会の事前の告知
展示会に当日入ると言う事はしつこい位アナウンスしたほうがいいと思います。展示会には1人でも多くの方が来ていただいて話をするというのが重要です。ですので、事前にSNSやメールなどで知っている方にはどんどん告知をして展示会に来てもらうと言う工夫が必要です。そうすることによって営業が非常に効率化されますので これでもかというほど展示会について告知をしましょう。
１０、デザインはあまり重要でない。中身が重要。
中身がない仕事をしている場合には仕方がないですが、 ここで想定しているITや機械学習、量子コンピューター等の営業をしたい場合、中身で勝負する方がデザインなどの広告宣伝のコストにかけるよりも良いと思います。展示会では特にこうした機械学習や量子コンピューター関連の展示会では、中身をじっくりと見る人が多いので、そういった方にきちっと中身を説明して理解してもらった上で受注につなげると言うことを意識した方が良いと思います。そうした意味でもあまり展示にコストをかけすぎると回収ができず、その後の次の展示会へのモチベーションが続かず、結果として仕事がうまくいかないことがあります。なるべく展示会のコストは抑えながら、自分自身のモチベーションと継続的な展示が出来るような環境作りが重要です。
１１、天気やイベントに左右される
展示会は意外と水ものです。会期中の天気ですとかイベントやトラブルによって来場客の数がかなり変わります。なので事前に予測することは困難です。大体予想は外れて、人が多すぎる少なすぎる等の想定をしながらあまり期待をしすぎないで行うことが重要です。これまで私たちもたくさんの展示会行ってきましたが、例えばセミナーがある時間は人がいないだったり、何かしらないけど人が多いだったり、とにかく寒いそして雨が降っているので全然人が来ないなどいろいろな要因で、来場者の数が変わることが多々あります。 ただそうした展示会なども一つ一つを重視し、丁寧に対応することによって、最終的にはトータルに平均してきちっとお客様をとっていくことが重要ですので、 単体の展示会で一喜一憂しないことも重要です。
どうでしょうか。 特に受託などでフリーランスや企業をする人が増えています。機械学習では何をしたいと言うのを明確にした上でお客さんを取る必要があります。展示会は継続的にかつ効率的に行う必要がありますので、ぜひ頑張ってください。