最近は自社のイベントのほか、他社やコミュニティ主体のイベント運営が増えてきました。
基本的なイベントの構成や運営をお知らせします。
🏢 1. まずは会場を押さえる
リアルイベントの成功は「場所選び」から始まります。
最初に行うべきは会場の予約。基本的にはモニターやプロジェクターを使った現地参加型プレゼンが中心となるため、スクリーン設備や音響、Wi-Fi環境の確認は必須です。
また、交通の便が悪いと集客に大きく影響します。参加者がアクセスしやすい会場を選びましょう。
可能であれば、事前に下見をして動線や設備の確認もしておくと安心です。
🎤 2. イベントの構成を決める
イベントの目的と対象層に応じて、次のような構成を組み合わせます。
- 基調講演（Keynote）：有名人や企業・研究者などによるトーク（15〜60分）
- ハンズオン講座：実際にコードを書いたりツールを動かす実践型（1〜2時間）
- パネルディスカッション：特定テーマで意見交換（40〜60分）
- ライトニングトーク（LT）：飛び入りも可能な短時間発表（5〜10分/1人）
- ネットワーキング：名刺交換・質問・交流（終了後に余裕を持って1-2時間）
資料が必要なもの（講演・LT・ハンズオン）は、事前に登壇者に提出を依頼します。
資料配布の有無も告知に明記しておきましょう。
🌐 3. 告知と募集の準備
イベントの集客は早めに始めるのが鉄則です。
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Webサイト／特設ページ：イベント概要・日程・登壇者情報を掲載
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告知ツール：
- connpass、Peatixなどのイベント募集サイト
- X（旧Twitter）での告知投稿
- 企業メルマガやSlackコミュニティの活用
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申込フォーム：氏名・メールアドレス・所属・希望セッションなどを記入
- GoogleフォームやMicrosoft Forms
- connpassなどの内蔵フォームを活用可能
フォーム送信後に自動返信メールやリマインダーを設定しておくと管理が楽になります。
💻 4. オンライン配信（ハイブリッド対応）
最近では現地参加＋オンライン配信のハイブリッド形式が主流です。
ZoomやTeamsなどのリンクをあらかじめ用意し、参加者限定で共有します。
当日は通信トラブルを避けるために、配信担当スタッフを専任で配置しておくと安心です。
📄 5. 当日の準備と運営チェックリスト
- 会場設営（受付・プロジェクター・配線）
- タイムスケジュールの印刷・配布
- 登壇者資料の最終確認
- 参加者名簿・ネームタグ・名刺ケース
- 軽食やドリンクの手配（必要なら冷蔵保管も）
- 延長対応のために会場予約時間に余裕を持つ
ネットワーキング時間は盛り上がりやすく、予定より長くなる傾向があります。
後半を少し短めに設計するか、終了時刻を30分ほど余裕をもって設定するとスムーズです。
🧩 6. イベント後のフォローアップ
終了後は、参加者や登壇者へのお礼メールを送り、アンケートフォームを案内します。
共有可能な資料や録画データがある場合は、リンクをまとめて配布します。
また、イベントレポートをブログやSNSに掲載することで、次回以降の集客にもつながります。
✨ まとめ
量子コンピューターやAI分野のイベントは、内容が専門的なだけに、
「登壇者の魅力」「実践性」「交流のしやすさ」の3つが鍵となります。
準備を丁寧に進めることで、参加者にとって学びと出会いのある価値あるイベントとなるでしょう。